Juli 2011 - Aktuelles zur Sage-Software

01.07.2011
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Wichtige Informationen zur betriebswirtschaftlichen Software von Sage



Unsere Themen im Überblick:

1.    Aktuelles für die Entgeltabrechnung zum Sommer 2011

2.    Dienstreisen: Steuerfalle Frühstück

3.    Dienstwagen: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

4.    Pendler dürfen bei Entfernung nicht mogeln

5.    Rechnungsausgangsbuch/Rechnungseingangsbuch und Buchungsimport in die Finanzbuchhaltung bricht mit einer Fehlermeldung ab!

 

1. Aktuelles für die Entgeltabrechnung zum Sommer 2011


Ab Juli 2011 werden Anträge auf Entgeltersatzleistung für Mitarbeiter, bei denen die Entgeltfortzahlung endet, nur noch in elektronischer Form angenommen. Die Übergangsfrist ist dann ausgelaufen! Wie auch von den anderen Verfahren gewohnt, wird es dazu im Classic Line Lohn einen neuen Menüpunkt für die elektronischen Meldungen geben

Die Entgeltersatzleistungsanträge sind nur für den Versand „direkt aus der Classic Line“ vorgesehen. Die Folge ist, es wird lediglich das Rückmeldungs-Kennzeichen für den KomServer unterstützt. Unmittelbar nach dem erfolgreichen Versand erhalten Sie eine Ticketnummer. Die Rückmeldungen holen Sie sich dann ebenfalls mit der Classic Line ab.

Was sind Entgeltersatzleistungen?
Endet bei einem Mitarbeiter die Fortzahlung des Gehaltes oder des Lohnes, also die Entgeltfortzahlung, erhält der Mitarbeiter von den Sozialversicherungsträgern Sozialleistung / Krankengeld. Die Sozialleistung kann von der gesetzlichen Krankenkasse, von der gesetzlichen Rentenversicherung, der Bundesagentur für Arbeit oder von der gesetzlichen Unfallversicherung geleistet werden. Damit die Leistungen berechnet werden können, erstellen die Arbeitgeber die Anträge auf Entgeltersatzleistung.

Was ist beim Arbeitgeber zu tun?
Die Fehlzeiten sind mit dem entsprechenden SV-Schlüssel zu erfassen. Nur daran ist zu erkennen, wofür ein Antrag auf Entgeltersatzleistung erstellt werden muss. Wird für einen Mitarbeiter die Fehlzeit für Krankengeld mit dem SV-Schlüssel 04.01 erfasst, wird ein Entgeltersatzleistungsantrag auf Krankengeld an die gesetzliche Krankenkasse erstellt. Im Feld „Träger“ ist auch die gesetzliche Krankenkasse erfasst (siehe Bild unten). Hierbei ist zu beachten, dass alle vorangegangenen Fehlzeiten mit Entgeltfortzahlung und alle dazugehörigen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU-Bescheinigungen) erfasst worden sind. Sind nicht alle AU-Bescheinigungen vorhanden, muss mit der gesetzlichen Krankenkasse Rücksprache gehalten werden. Gegebenenfalls müssen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nacherfasst bzw. die Fehlzeiten korrigiert werden.

Sage Newsletter 2011 Bild 1
Fehlzeit für Zahlung von Krankengeld

Sage Newsletter 2011 Bild 2
Manuelle Erfassung der AU-Bescheinigung für die Erstellung eines Antrages auf Entgeltersatzleistung

Im Falle einer Mitarbeiterin, die Anspruch auf Mutterschaftsgeld hat, ist es notwendig den SV-Schlüssel 04.05 zu erfassen, um so den Antrag auf Ersatzleistung bei Mutterschaft an die gesetzliche Krankenversicherung zu stellen.

Sage Newsletter 2011 Bild 3
Kennzeichen zur Anrechnung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Wie kann die Classic Line Sie besser unterstützen?
Anhand der oben genannten Beispiele, die sich beliebig erweitern lassen, ist ersichtlich, wie umfangreich diese Thematik ist und mit wie viel Mehraufwand zu rechnen ist. Um Sie auch weiter zu unterstützen, wird die Classic Line im zweiten Schritt auch die Rückmeldungen elektronisch vornehmen und Ihnen vollen Komfort im elektronischen Dialog zu der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bieten. Genau so wird es für Ihren zusätzlichen Komfort eine Automatisierung in der Kennzeichnung, ob es eine anrechenbare Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist, geben. Sie drücken wie jeden Monat auf einen „Knopf“ – erstellen und versenden die Entgeltersatzleistung und nach ca. einer Woche holen Sie sich die Rückmeldung ab. Zur Vermeidung von Korrekturmeldungen an die gesetzliche Krankenkasse werden Krankheiten im Rahmen des Entgeltersatzleistungs-Verfahren schon im „Vorerkrankungs-Stadium“ erfasst. Auf dieser Basis erfolgt dann der Entgeltersatzleistungsantrag.
Quelle: Sage

Was muss allgemein noch beachtet werden?
Das Verfahren geht in zwei Richtungen: Zum einen melden die Arbeitgeber die Daten für u.a. Krankengeld, Kind krank und Mutterschaft elektronisch. Zum anderen besteht die Möglichkeit, Anfragen zu Vorerkrankungszeiträumen an die Krankenkassen zu senden, die dann elektronisch beantwortet werden. Damit ist der Lohnabrechner sicher, dass die 42 Tage - Grenze für die Entgeltfortzahlung auch wirklich erreicht ist.

Damit die Krankenkassen bzw. die anderen Sozialversicherungsträger rechtzeitig die Höhe der Entgeltersatzleistung berechnen können, sind die elektronischen Entgeltbescheinigungen mit einem gewissen zeitlichen Vorlauf zu erstellen. Die Verdienstbescheinigungen zu den Anträgen auf Krankengeld, Verletztengeld und Versorgungskrankengeld müssen 5 Bankarbeitstage vor Beginn der Entgeltersatzleistung beim SV-Träger vorliegen. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, sich für die Erstellung der Entgeltbescheinigungen Wiedervorlagen anzulegen

 

2. Dienstreisen: Steuerfalle Frühstück


Das Abrechnen von Dienstreisen ist mittlerweile zum Fall für Experten geworden. Nun gibt es aufgrund einer Verfügung der Oberfinanzdirektion (OFD) Rheinland eine neue Steuerfalle bei der Umsatzsteuer zu beachten, wie der Bund der Steuerzahler erklärt: Das Frühstück.
Unternehmer erstatten ihren Mitarbeitern in der Regel die Kosten für die Hotelübernachtung auf einer Dienstreise. Meist enthält die Hotelrechnung auch einen Betrag für das Frühstück. Da das für den Mitarbeiter einen Vorteil darstellt, muss das Frühstück steuerlich berücksichtigt werden. Laut der Lohnsteuerrichtlinien kann das Frühstück als Sachbezug mit einem Betrag von 1,57 Euro bewertet werden. Zieht der Arbeitgeber bei der Reisekostenabrechnung genau diesen Betrag ab, fallen keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherung und auch keine Umsatzsteuer für die Kostenübernahme an. Wird jedoch ein höherer Betrag als 1,57 Euro für das Frühstück einbehalten, liegt nach Ansicht der OFD Rheinland eine umsatzsteuerpflichtige Leistung des Arbeitgebers vor. Es ist daher Umsatzsteuer abzuführen. Unternehmer sollten sich mit dieser Ansicht vertraut machen, um nicht bei der nächsten Prüfung in die Steuerfalle zu tappen, rät der Bund der Steuerzahler.
Quelle: dpa

 

3. Dienstwagen: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte


Wer seinem Dienstwagen auch für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzen darf, erlangt einen Vorteil, weil er nicht das Privatfahrzeug oder die öffentlichen Verkehrsmittel benutzen muss. Dieser geldwerte Vorteil muss versteuert werden, erklärt der Bund der Steuerzahler. Bislang verlangte das Finanzamt einen pauschalen Zuschlag von 0,03 Prozent des Fahrzeuglistenpreises je Entfernungskilometer pro Monat. Dies galt selbst dann, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug nur an wenigen Tagen im Monat tatsächlich für den Weg zur Arbeit benutzt hatte.
Der Bundesfinanzhof hat nun wiederholt entschieden, dass der Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht pauschal erhoben werden muss. Wer den Dienstwagen nur an einigen Tagen für die Fahrten zur Arbeit nutzt, kann den geldwerten Vorteil mit 0,002 Prozent des Fahrzeuglistenpreises je Entfernungskilometer abrechnen, wenn dies für den Steuerzahler günstiger ist. Dieses Verfahren wird jetzt auch von der Finanzverwaltung angewendet. Betroffene Steuerzahler sollten durchrechnen, ob die taggenaue Abrechnung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte für sie günstiger ist, rät der Bund der Steuerzahler.
Quelle: dpa

 

4. Pendler dürfen bei Entfernung nicht mogeln


Gibt ein Pendler bewusst einen zu langen Arbeitsweg in seiner Steuererklärung an, muss er mit einer Steuernachzahlung rechnen. Ihm droht unter Umständen außerdem ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung. Darauf weist der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe in Neustadt hin. Grundsätzlich sei die kürzeste benutzbare Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgeblich. Finanzämter überprüften die vermerkten Distanzen häufig über Routenplaner.
Eine längere Wegstrecke kann dem Verein zufolge nur angesetzt werden, wenn diese Verbindung offensichtlich verkehrsgünstiger ist Voraussetzung sei aber, dass sich dadurch pro Tag mehr als 30 Minuten Fahrtzeit einsparen lassen. Steuerzahler dürfen auch nicht behaupten, dass sie von ihrer weiter entfernten Hauptwohnung zur Arbeit fahren, wenn sie zugleich über eine näher gelegene Zweitwohnung verfügen. Wer auf diese Weise versucht, seine Steuerschuld zu drücken, muss mit einer Strafe oder Geldbuße rechnen, erläutert der Verein. In vergleichbaren Fällen habe das Finanzamt auch die Möglichkeit, zehn Jahre alte Steuerbescheide rückwirkend zu ändern und die Einkommensteuer neu zu ermitteln. Wer Steuern nachzahlen muss, hat zusätzlich Zinsen von sechs Prozent pro Jahr zu entrichten.
Quelle: dpa

 

5. Rechnungsausgangsbuch/Rechnungseingangsbuch und Buchungsimport in die Finanzbuchhaltung bricht mit einer Fehlermeldung ab!


Das Rechnungsausgangsbuch/Rechnungseingangsbuch und Buchungsimport in die Finanzbuchhaltung bricht mit einer Fehlermeldung ab und im Protokoll werden Konten aufgeführt, die nicht kostenpflichtig sind. In der Sage New Classic erscheint eine Listbox mit Konten die nicht kostenpflichtig sind.

Mit dem Liveupdate wurde folgende Änderung ausgeliefert: Wird ein Importsatz in die Finanzbuchhaltung eingelesen der Kosteninformationen enthält (KSK oder KKS Sätze) werden die angesprochenen Sachkonten auf Kostenteilnahme geprüft. Nehmen diese nicht an der Kostenrechnung teil, werden diese Buchungen abgelehnt. Sie erhalten einen Hinweis im Importprotokoll.

Vorgehensweise beim Rechnungsausgangsbuch oder Import ohne Kostenrechnungsschlüsselung der Zielkonten:

Folgende Schritte müssen vorgenommen werden:

1.    Sichern Sie Ihre Daten

2.    Legen Sie die Kostenart 99999

3.    Legen Sie die Kostenstelle 99999 an.

4.    Schlüsseln Sie alle Erlöskonten die im Protokoll aufgeführt sind und die es betrifft, als "an der Kostenrechnung teilnehmend" im Menüpunkt Finanzbuchhaltung/Stammdaten/Sachkontenstamm.

5.    Rufen Sie das Sachkonto auf. In der OK Abfrage mit "R" kann die Kostenrechnung aktiviert werden.



Grund:
Kunden die die Kostenrechnung einsetzen, können Konten anlegen auch ohne das Flag "an Kostenrechnung teilnehmen". Wurde ein Import gemacht mit Kostenstelleninformationen, so wurde die Buchung aufgrund des fehlenden Flags nicht übernommen. Die Kostenrechnung war nicht mehr stimmig. Um dies zu verhindern wurde die Prüfung implementiert.

In der Sage New Classic und Classic Line müssen Kostenstelle/Kostenträger in Rechnungsausgangsbuch/Rechnungseingangsbuchrelevanten Belegpositionen auf 000000 gestellt werden, wenn keine Kosten übergeben werden sollen. Es wird dann kein KSK/KKS Satz erstellt. Die Buchungen werden dann korrekt an die Fibu übergeben.

Sind Kostenstelle/Kostenträger in Rechnungsausgangsbuch, Rechnungseingangsbuch oder Import enthalten, wird ein Kostenbuchungssatz (KKS oder KSK) erstellt, der dann zu einer Meldung und Protokoll beim Rechnungsausgangsbuch oder Import führt. Die Buchungen werden nicht übernommen. Erst wenn die Sachkonten als "kostenpflichtig" (Stammdaten/Sachkonten/Sachkontenstamm" OK-Abfrage "Kostenrechnung") geschlüsselt sind, erfolgt die Übergabe an die Fibu beim Rechnungsausgangsbuch oder Import.

Die Kostenstelle in Vorgängen kommt aus dem Vertreter, welcher im Kundenstamm eingetragen ist. Der Kostenträge kommt aus dem Artikelstamm. Beide werden auf die Belegpositionen übertragen und können dort in den "Positionsdetails" abgeändert werden.

Bitte beachten Sie:
Wird in einem bestehenden Rechnungsausgangsbuch-/Rechnungseingangsbuchrelevanten Beleg der Kostenträger auf 00000 gesetzt, wird der Kostenträger des Artikelstamms eingetragen. Die Kostenstelle hingegen, 00000 wird auf die Positionen übertragen.